Procesoptimalisatie

Een bedrijfsproces bestaat uit een geordende set activiteiten met een specifiek doel. Er kan onderscheid worden gemaakt tussen primaire, ondersteunende en besturende processen.

Bedrijven zitten vol met honderden of duizenden ‘processen’. Een bepaalde input die later een output levert valt al te beschrijven als een proces. De stekker van de computer in het stopcontact steken waardoor de stroom doorgeleid kan worden naar de processor en de computer vervolgens gaat werken is een proces. Is het van belang dit te beschrijven om belangrijke informatie geborgd te houden en herhaalbaarheid makkelijk te realiseren? Nee. Natuurlijk niet. De uiteindelijke vraag is, welke processen zijn essentieel voor mijn organisatie? Welke processen zijn de bouwstenen in onze product of dienst realisatie waarvan de werking niet verloren mag gaan?

Type processen

Primaire processen beschrijven de dienstverlening of het productieproces. Primaire processen lopen van klant tot klant. Voor een productiebedrijf zijn dat bijvoorbeeld; productontwerp, productontwikkeling, productie, logistieke distributie. Een dienstverlenend bedrijf gaat het eerder om intake, behandeling en nazorg.

Ondersteunende processen zijn ondersteunend aan de primaire processen (uiteraard ook aan de besturingsprocessen en zichzelf). Resultaat zijn mensen en middelen zoals informatie, faciliteiten en financiën.

Besturende- of managementprocessen omvatten alle activiteiten betreffende het plannen, controleren, evalueren en bijsturen. In een procesgerichte organisatie vindt besturing op strategisch, tactisch en operationeel niveau plaats. Daarnaast onderscheiden we nog de besturing van de procesontwikkeling zelf. Dit soort besturende processen worden verbeterprocessen genoemd.

Processen, de GPS van ieder bedrijf

Bedrijfsprocessen gecombineerd met de organisatie kennen verschillende fases. Startende ondernemingen zijn veelal ongestructureerd en ad-hoc. Dat is helemaal niet erg en soms juist nog wel het beste om te doen. Ieder proces heeft vaak zijn eigen held. Een persoon die het van voor naar achter kent. De gene die er ooit mee begonnen is en het voor zijn of haar eigen gevoel volledig heeft geoptimaliseerd. Naarmate de organisatie gaat groeien wordt standaardisatie en/ of vastlegging van die processen steeds belangrijker. Medewerkers binnen dezelfde afdeling moeten op basis van documentatie het proces makkelijk kunnen herhalen om hetzelfde resultaat te krijgen.

Processen zijn de eerste bouwstenen na het fundament

Het goed kunnen bepalen van de belangrijke processen is ook sterk afhankelijk van de groei fase van de organisatie. Het fundament van sterke kernwaarden, een missie & visie en lange termijn doelen (lees hier meer over op onze strategie pagina) is hierin bepalend. Weten wie je klanten zijn, wat zij van jou nodig hebben en hoe je dat gaat brengen is belangrijk om je processen te kunnen inventariseren en vervolgens evalueren (vastleggen dat herhaalbaarheid mogelijk worden en processen over te brengen zijn). Hier moet je altijd voldoende aandacht houden aan de eerder genoemde helden. Zij voelen zich echt eigenaar van het proces. Verandering zonder invloed zorgt 100% voor weerstand, in een klein bedrijf kan dit grote gevolgen hebben. Betrek de helden in dit proces, gebruik hun verantwoordelijkheidsgevoel. De kennis heb je al.

Optimaliseren doe je alleen door de processen meetbaar te maken. Goede KPI’s zijn doeltreffend, staan in lijn met de strategie van de organisatie. Meten om te meten is kansloos. Er moet een zinvolle bijdrage zijn aan de te meten resultaten. Als het niet zinvol is, is het proces niet essentieel. Eenmaal goed gevalideerde KPI’s laten kansen voor procesverbetering of optimalisatie zien. KPI’s hoeven trouwens niet alleen interne verzamelaars te zijn. De meest waardevolle bron zijn de klanten, hun ervaring met jouw dienst of product.

Centraal bij procesverbetering of optimalisatie staat continu verbeteren. Wanneer een organisatie erin slaagt om de cyclus van continu verbeteren draaiend te houden in de gehele organisatie gaat het bedrijf vaak een mooie toekomst tegemoet. De klant keer op keer kunnen verrassen met een nog beter product of dienst. Stilstand is achteruitgang, een veelgebruikte oneliner maar zeker niet ongegrond. Daadwerkelijk resultaat van procesverbetering kan in verschillende aspecten zitten, tijd, geld, kwaliteit van het product, tevredenheid van klanten, medewerkers of aandeelhouders.

Verzuip niet in het opschrijven van processen, processen moeten voor jou werken

Meer grip en verbetering in de bedrijfsprocessen? De Improvement Managers zijn ervaren in het in kaart brengen en/of verbeteren van processen. We beloven geen dikke uitgeschreven boekwerken maar overzichtelijke processen met concrete acties waar we gaan voor direct resultaat. Samen met jou brengen we het doel van de processen in kaart en elimineren we direct alle onzinnigheden. Efficiëntie staat voorop! Durf jij de uitdaging met ons aan? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend eerste gesprek.

  • Onze overige expertises
  • Procesoptimalisatie

  • Groei & Structuur

  • Organisatie advies

  • SCAN

    Vraag hier uw vrijblijvende quickscan aan

    Vraag aan!